Blog

Goed voorbereid een ERP oplossing implementeren, hoe doe je dat?

Persoonlijke noot

Mijn naam is Boaz Dekker, ik ben 21 jaar oud en studeer Bedrijfskunde aan de Hogeschool Utrecht. Ik loop momenteel stage bij Bijzen&Dekker en heb mij de afgelopen maanden bezig gehouden met onder andere Leadinfo, de SEO (vindbaarheid) van de website en met mijn onderzoek die betrekking heeft tot het implementeren van de PDCA-cyclus (kom ik later op terug).

Graag neem ik jullie mee in het belang van een goed plan alvorens je je bedrijfsprocessen laat automatiseren. Als student bedrijfskunde werken wij ook middels een Plan van Aanpak en zie ik dit ook veel bij andere bedrijven. In dit blog wil ik je graag meenemen naar onder andere het nut van zo’n Plan van Aanpak en waaraan deze moet voldoen. Een goed Plan van Aanpak geeft namelijk grip en rust.   

 

Mocht je na het lezen van dit Blog meer willen weten? Neem gerust contact met ons op!

Veel leesplezier!

Met vriendelijk groet,
Boaz Dekker – Stagiair

Als wij bij Bijzen&Dekker een project aangaan willen we graag alles goed uitdenken en voorbereiden. Je wil voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan tijdens een implementatietraject. Ook willen onze klanten graag vooraf weten waar ze aan toe zijn, wat ze kunnen verwachten en wat dit gaat kosten. Hiervoor is een plan nodig: een uitgewerkt plan van wat er gaat gebeuren en wat daarmee bereikt gaat worden.

Bij Bijzen&Dekker inventariseren wij de wensen van onze klanten en vertalen deze naar de oplossing die het best bij hen past. Hiervoor gebruiken wij software waarmee wij de processen uittekenen en zo ook begrijpelijk maken voor onze klanten. Vervolgens maken we een Plan van Aanpak, deze beschrijft ons advies voor een optimale werkwijze en het bijbehorende traject om dit te bewerkstelligen. Zo is het niet alleen van belang dat wij de best passende oplossing implementeren maar kunnen we ook goed afstemmen wie, wat en wanneer zal uitvoeren. Kortom; de juiste mensen moeten op de benodigde momenten beschikbaar zijn en eventuele taken hebben afgerond om de volgende stap te nemen. 

De PDCA-cyclus 

De eerste stap van deze cyclus is planning (Plan). In deze fase wordt het Plan van Aanpak opgesteld. Dit omvat het identificeren van doelstellingen, het bepalen van de scope, het opstellen van een goed en begrijpelijk Plan van Aanpak en het vaststellen van meetbare doelen. Hierbij is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen en eventuele afkortingen te vermijden of deze uit te leggen in het vaste contactmoment met de klant. Om het Plan van Aanpak leesbaar te houden en duidelijker te maken voor de klant, visualiseert Bijzen&Dekker de processen. Dit doen wij door deze processen te tekenen. De processen zijn dan zo vertaald zoals deze zouden moeten zijn om zo optimaal mogelijk te kunnen werken binnen een onderneming. De tekeningen zijn zo gevisualiseerd dat ze gemakkelijk leesbaar zijn voor iedereen. Dit leidt tot duidelijkheid tussen Bijzen&Dekker en de klant: we laten zien dat we hen begrepen hebben.  

 

De tweede stap van de cyclus bestaat uit Do (Uitvoeren). In deze fase wordt het Plan van Aanpak uitgevoerd volgens de opgestelde planning en activiteiten. Het is belangrijk om de communicatiekanalen open te houden en regelmatige contactmomenten in te plannen om ervoor te zorgen dat het project volgens plan verloopt. Bij Bijzen&Dekker wordt hierom de planning die in het Plan van Aanpak staat, goed bewaakt en regelmatig besproken met de opdrachtgever. Indien het nodig is wordt het Plan van Aanpak in overleg met de klant aangepast door voortschrijdend inzicht of gewijzigde omstandigheden. 

 

Stap drie betreft het controleren (Check): Na het uitvoeren van het Plan van Aanpak is het belangrijk om te controleren of de resultaten en prestaties voldoen aan de gestelde doelen en verwachtingen. Dit omvat het evalueren van de voortgang, het meten van de prestaties en het identificeren van eventuele afwijkingen of knelpunten. Dit doen we door gedurende de implementatie regelmatig te testen en een volledige ketentest uit te voeren. Indien deze aanleiding geven om zaken aan te passen, doen we dit en testen we opnieuw, net zolang tot iedereen tevreden is. Pas als de klant akkoord heeft gegeven worden omgevingen vrijgegeven voor livegang. 

 

Tot slot bestaat de laatste stap uit Acteren (Act): In deze fase worden acties ondernomen op basis van de bevindingen uit de controlefase of na de livegang. Als er verbeteringen en/of wijzigingen nodig zijn, worden deze geïmplementeerd. Dit kan betekenen dat er aanpassingen worden gedaan aan het Plan van Aanpak, communicatieprocessen worden verbeterd of dat er een addendum op het eerdere plan wordt gemaakt. Niets is in beton gegoten, dit weten we bij Bijzen&Dekker maar al te goed. Zo kan bij de klant een ander inzicht ontstaan tijdens een implementatie of tijdens een testfase. Wij bewegen mee in de wensen en behoeftes van onze klant. Onze oplossing worden altijd schaalbaar neergezet zodat dit ook mogelijk is. Regelmatig zullen wij de operationele oplossing aanhouden tegen de dan geldende wensen en eisen en indien nodig passen wij de inrichting aan om altijd optimaal aan te kunnen sluiten bij de behoeftes van onze klanten. 

 

Waaraan moet een Plan van Aanpak voldoen? 

Het Plan van Aanpak moet een blauwdruk zijn van de gewenste opdracht.

De opdrachtgever moet voor de start van het project duidelijk inzichtelijk krijgen wat de oplossing is en hoe dit uitgevoerd gaat worden, hier mag geen onduidelijkheid over ontstaan. Dit maken wij bij Bijzen&Dekker mogelijk door onder andere de stappen van de PDCA-cyclus toe te passen.

 

In een Plan van Aanpak moet veel informatie staan, maar dit is vaak veel tekstueel en dit maakt het soms juist onoverzichtelijk. Het is goed om te kijken of bepaalde stukken gevisualiseerd kunnen worden door een schematische weergave met een korte toelichting, dit scheelt veel tekst en maakt het eenvoudiger te begrijpen. Denk hierbij aan bedrijfsprocessen, de uitvoering van het project of de benodigdheden. Bij Bijzen&Dekker maken we hier gebruik van, een voorbeeld hiervan is te zien in onderstaande afbeelding.

Blijf altijd op de hoogte! Volg ons op LinkedIn voor actuele software meldingen en updates 
Genomineerde Exact Online Partner 2023!