Automatiseren als randvoorwaarde voor continuïteit

Al in 2009 lanceerde Hofman Animal Care haar eerste B2B online bestelplatform voor klanten. De ‘drogisterij voor dieren’ merkte al snel dat de aansluiting met het bestaande CRM- en ERP-pakket haperde. Reden om op zoek te gaan naar een nieuw, modern en schaalbaar boekhoudpakket, want Hofman Animal Care ziet automatiseren als een randvoorwaarde voor continuïteit. Door Bijzen&Dekker werd Exact Globe en Synergy geïmplementeerd en vooral ook draagvlak gecreëerd binnen de organisatie voor de nieuwe omgeving.

Hofman Animal Care is producent en groothandel van supplementen en verzorgingsproducten voor dieren. Het familiebedrijf is in 1987 opgericht en telt inmiddels ruim 100 medewerkers. Vanuit het gloednieuwe pand in Enter worden de producten naar ruim veertig landen gedistribueerd. Hoewel vader Gerbert nog dagelijks actief is in het bedrijf, heeft hij vorig jaar het stokje volledig overgedragen aan zijn zoon Arjan die sinds 1999 meedraait in het familiebedrijf. Hij heeft een voorliefde voor automatiseren en is ervan overtuigd dat het essentieel is voor de continuïteit van het familiebedrijf. Een visie die het bedrijf geen windeieren legt en eerder al glansrijk door de coronapandemie loodste.

95% bestelt online

Ruim 95% van alle klanten bestelt online via het B2B platform van Hofman. “Dat is voor een groothandel vrij uniek”, weet ook Arjan. “Het is te danken aan het feit dat we sinds 2011 fors investeren in ons IT-landschap. Schaalbaarheid is daarin een belangrijke factor. Dat is ook de reden dat we destijds voor Exact hebben gekozen na een grondig onderzoek vanuit Bijzen&Dekker en sindsdien heel prettig met hen samenwerken. In Bijzen&Dekker hebben we een partij gevonden die met ons meedenkt in het automatiseren van processen. De eerste stap, het omzetten van onze verouderde ERP- en CRM-systemen naar Exact, was direct de meest ingrijpende. Een verschil van dag en nacht, ook voor onze medewerkers. Bijzen&Dekker heeft ons daarin ontzettend goed begeleid. Vervolgens zijn we samen onze processen steeds verder gaan automatiseren. Zo is onder andere de voorraad scanbaar gemaakt met WMS, hebben we Exact Synergy geïntroduceerd als Workflow en CRM-oplossing en is de webshop verder geëvolueerd en geïntegreerd. De implementatie van WMS heeft organisatorisch ook een flinke impact gehad, waarbij afscheid is genomen van de papieren pakbon. Het was super spannend, maar tegelijk ook een heel boeiend proces.” Digitalisering is van levensbelang voor ons bedrijf, geeft Arjan aan. “De tijdwinst en optimalisatie van onze digitale organisatie is enorm. We hadden anders nooit zo kunnen doorgroeien. Ook werken wij inmiddels met Vplan om grip te houden op de hele planning rondom onze eigen media-afdeling. In de nabije toekomst zullen wij vPlan verder gaan uitrollen op andere afdelingen. Het is een fantastische planningstool.”

Wij zijn Bijzen&Dekker

En werken net even anders!

Bij Bijzen&Dekker geloven we niet zozeer in maatwerk, maar vooral in op maat geïmplementeerde oplossingen. “Het gebruik van standaard software leidt tot een stabielere, betere en meer duurzame oplossing”, zegt operationeel directeur Jolijn van der Plas. “Een organisatie kan bovendien meelopen in standaard updates en is uiteindelijk goedkoper uit. Neemt niet weg dat we wél altijd de breedte opzoeken, ook op het gebied van Exact.”

Volgens Van der Plas werkt Bijzen&Dekker net even anders dan anderen. “Aan het begin van een traject maken we altijd een digitale tekening van het vraagstuk. Dat doen we om samen te bepalen of we elkaar goed begrepen. Door niet zozeer uit te gaan van wat een bedrijf denkt nodig te hebben, maar door samen op zoek te gaan naar de beste oplossing. Door met de juiste mensen om tafel te gaan, de juiste vragen te stellen en de klant bewust te maken van de mogelijkheden die hij heeft om zijn bedrijf op het gebied van ERP en automatisering van processen naar een hoger niveau te tillen.”

Exact-breed

Bijzen&Dekker bedient vanuit de vestigingen in Apeldoorn en Enschede met name klanten in het midden en oosten van Nederland. “We richten ons op het MKB en het MKB-plus”, zegt Van der Plas. “Belangrijk voor ons is dat er een klik is, wederzijds vertrouwen in de samenwerking. Dat is de basis voor een succesvolle samenwerking en uiteindelijk een succesvolle implementatie.” Voor de ERP-implementatie maakt Bijzen&Dekker gebruik van alle smaken van Exact. “We ondersteunen alle Exact-producten, zowel Globe als Synergy, maar ook Exact Online en de jongste aanwinst Exact Online Premium, waarvan we tot de early adopter partners behoren. Ook binnen Exact kijken we dus in de breedte. Afhankelijk van het vraagstuk en de complexiteit van de processen selecteren we de best passende oplossing. En dat is onze consultants wel toevertrouwd. Ze zijn vrijwel allemaal afkomstig uit het bedrijfsleven, waar ze vele jaren branche-specifieke kennis hebben opgedaan. Kortom, alle ingrediënten voor een stabiele en betrouwbare oplossing.”

De kracht van integratie

Nog niet eens zo heel lang geleden was het bij veel bedrijven gebruikelijk dat het ERP-systeem zo’n beetje het complete IT-landschap coverde, een manusje-van-alles. In alles uitblinken is echter onmogelijk. Ook Exact kan dat niet. Bijzen&Dekker hanteert daarom al vele jaren een zogenaamde best of breed filosofie. Met Exact als kloppend hart en daaromheen allerlei andere oplossingen die het ecosysteem gigantisch versterken.

Bijzen&Dekker is 26 jaar geleden opgericht door Johan en Hans met de missie om mensen en systemen lekker te laten samenwerken in een bedrijf. Het leidt tot een hogere effectiviteit en productiviteit. En dat zorgt op zijn beurt weer voor betere (financiële) resultaten. Maar om dat te bereiken, is wel kennis nodig van automatiseringssystemen, bedrijfsprocessen en gedragsverandering. En die kennis haal je in huis met Bijzen&Dekker. “Ons team heeft aan een half woord genoeg”, zegt operationeel directeur Jolijn van der Plas. “We zijn een servicegerichte organisatie, staan dicht bij de klant en afspraak is bij ons ook echt afspraak.”

100% bewezen oplossing

Kijk verder dan alleen naar Exact, luidt dus de boodschap. “Exact is ontzettend goed in het managen van de financiën, de logistiek en productie-gerelateerde processen. Zeg maar, het kloppend hart van de organisatie. Het is echter niet aan te raden om alle processen in Exact onder te brengen”, adviseert Van der Plas. “Er zijn oplossingen in de markt die van begin af aan gefocust zijn op een bepaalde propositie en daarin uitblinken. Daarom adviseren wij altijd om een ecosysteem op te tuigen volgens een best of breed filosofie met Exact als spin in het web en echte specialistische oplossingen voor bijvoorbeeld planning, rapportages, servicemanagement of factuurverwerking. Er zijn zoveel mooie oplossingen die naadloos met Exact integreren en daarmee het ecosysteem verder versterken. Als klant profiteer je vervolgens van een 100% bewezen oplossing die vrijwel volledig is opgebouwd uit standaard software.”

Geen maatwerk, wel op maat geïmplementeerd

Veel bedrijven denken dat ze een unieke werkwijze hanteren, maar juist door de grote variëteit aan oplossingen van derden zijn we in staat om een op maat geïmplementeerde oplossing te creëren. En dat betreft dus geen maatwerk, benadrukt Van der Plas. “We zijn van mening dat een klant niet afhankelijk moet zijn van een partner en ook vrij moet zijn om te updaten als dat nodig of gewenst is. Met maatwerk ben je als klant afhankelijk van die betreffende partner doordat het maatwerk niet jouw eigendom is. Tevens kun je niet zomaar updaten omdat het maatwerk daar vaak voor moet worden aangepast.” Voorbeelden van oplossingen die Bijzen&Dekker integreert met Exact zijn onder meer vPlan voor planning van en grip op productieorders en resources, Power BI of Sumatra voor real-time rapportages, en ScanSys of Elvy voor een geautomatiseerde factuurverwerking. “Stuk voor stuk oplossingen die veel tijd besparen en handmatige veelal dubbele werkzaamheden wegnemen.”

De kracht van integratie is volgens Van der Plas de afgelopen jaren veel belangrijker geworden. “Het versterkt het hele ecosysteem, maar het integreren vraagt wel kennis van zaken om er optimaal gebruik van te maken. Bijzen&Dekker heeft hier veel in geïnvesteerd en beschikt bovendien over experts met ervaring vanuit het bedrijfsleven. Een vereiste om de juiste connecties te leggen omdat je de business begrijpt. Bovendien worden de koppelingen ook gemaakt met standaard software. Ook hier dus geen maatwerk. Doordat wij dagelijks koppelingen leggen met andere softwaresystemen, weten we heel goed waarover we praten. Door deze koppelingen goed vast te leggen in zogenaamde flowcharts, is het voor iedereen begrijpelijk en snapt ook de klant wat hij gaat krijgen en dat zorgt voor veel transparantie. Deze transparantie is de basis van een succesvolle samenwerking is onze visie”

De eerste maand van 2023 zit er alweer op! Hoe staat het met jouw doelen voor dit jaar? Ben je al lekker op weg? Met een goed plan voor 2023 kan dit jouw jaar worden, ondanks de stijgende inflatie en onhandige materiaaltekorten. Daar geloven we bij Bijzen&Dekker écht in. Door inkomsten, uitgaven en dagprijzen realtime te monitoren houd je grip op je doelen en kun je deze bijstellen als dat nodig is. Kortom, grip op je organisatie. Daarom hebben wij PowerDash ontwikkeld: een aantal dashboards binnen Power BI waarmee jij 2023 goed gaat beginnen!

Bijbestellen of bijstellen

Als informatie over inkoop- en verkoopprijzen zo snel verandert, kún je niet langer blijven wachten op je maandelijkse rapportage. We kregen van veel relaties dan ook de vraag of we standaard rapportages en dashboards konden maken binnen Power BI die dagelijks bijdragen aan die informatiebehoefte. We hebben daar de afgelopen maanden, samen met onze relaties, hard aan gewerkt. We onderzochten welke kengetallen het belangrijkst zijn en creëerden een datamodel waarmee eenvoudig de benodigde data uit Exact onttrokken kan worden. En zo ontstond PowerDash.

Krachtige dashboards, ook voor jouw organisatie

De dashboards van PowerDash bevatten alle voor jou relevante cijfers, waarmee je kunt (aan)sturen omdat je direct ziet hoe het er nú voor staat. Je hoeft niet meer zelf met gegevens aan de slag of te wachten op collega’s die lijsten en rapportages maken, waarbij de data bij beschikbaarheid eigenlijk al niet meer actueel is. Met PowerDash zie je direct waar je moet bijsturen en wat de resultaten zijn.

Geen losse lijstjes meer

Wat is je order intake? Welke producten zijn hardlopers en welke blijven achter? En komt er genoeg geld binnen om je rekeningen te kunnen betalen? PowerDash is gekoppeld aan je Exact en Power BI omgeving en haalt automatisch alle gegevens op. Met het sales dashboard zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat met jouw lopende orders en je omzet. Het finance dashboard geeft je grip op openstaande posten en facturen en ook je verlies & winst is direct inzichtelijk. Beide dashboards maken de gegevens visueel en je kunt de achterliggende cijfers meteen terugvinden. Je hoeft dus geen informatie meer handmatig uit Excelsheets te halen. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.

Installeren – Personaliseren – Draaien

We kunnen PowerDash instellen bij iedereen die gebruik maakt van Exact Software. We komen bij je langs om PowerDash te installeren en te personaliseren. PowerDash is een gestandaardiseerde tool, waardoor we hem in de meeste gevallen binnen één dag volledig naar jouw wens kunnen inrichten op basis van de meetwaardes die we meeleveren. Wil je meer? Natuurlijk kunnen onze Power BI experts je helpen om meer rapportages te maken voor zowel dagelijkse als maandelijkse rapportage. Als je nu contact opneemt, draait PowerDash al voor het einde van februari op jouw systeem. Zo houd jij jouw doelen voor 2023 scherp!

We hebben allemaal te maken met prijsverhogingen, dit als gevolg van oplopende (inkoop-)kosten. Ook bij ons zijn de inkoopkosten gestegen, staat de verwarming een graadje lager en ervaren we de gevolgen van de energiecrisis. Toch zullen we onze tarieven voor remote ondersteuning gelijk houden. Voor jou, onze klant, wordt remote ondersteuning van Bijzen&Dekker dus niet duurder.

Waarom we onze remote tarieven niet willen verhogen?

Bedrijven in het MKB gaan het zwaar krijgen. Of je nu in de logistiek, productie of dienstverlening zit, het wordt geen ‘warme’ winter. De ontmoedigende headlines in het AD, Het Financieele Dagblad en MKB-Nederland vliegen je om de oren.

Jolijn van der Plas, Operationeel directeur van Bijzen&Dekker ziet de gevolgen dagelijks bij haar klanten: “Neem bijvoorbeeld de detailhandel. Zij hebben op dit moment te maken met dagprijzen die soms wel verdubbelen binnen 24 uur. Ter illustratie: we hadden besloten nieuwe beveiligingscamera’s te bestellen. De camera’s hadden twee weken levertijd en we betaalden direct bij de bestelling. Na twee weken werd ik gebeld door de verkoper: de camera’s waren per stuk 30% duurder geworden sinds de dag van aankoop. Hij kon ze gewoonweg niet meer aan ons verkopen voor de eerder genoemde prijs omdat hij anders geen marge zou overhouden. Het geeft precies weer waar veel van onze klanten tegenaan lopen: ze lopen risico op minder of zelfs geen marge.”

Tegen welke prijs kan ik mijn producten inkopen?

Dat is de vraag die veel ondernemers zichzelf nu dagelijks stellen. En daarnaast: wat is de levertijd van mijn producten of grondstoffen? Niet alleen in de detailhandel is dit een herkenbaar probleem. Ook in de productie lopen steeds meer ondernemers vast. Lange levertijden, dure inkoopprijzen, machines die veel stroom of gas verbruiken, het maakt ondernemen nog onzekerder dan het al was. Daarom willen wij niet óók nog eens onze prijzen voor remote dienstverlening verhogen. Omdat het voor jou al lastig genoeg is (en wordt) om als ondernemer het hoofd boven water te houden. En vooral omdat juist onze diensten jou kunnen helpen in deze tijd.

Betrouwbare informatie kan je bedrijf redden

Dat is nogal een bold statement, maar 100% waar. Wanneer je iedere dag met prijswijzigingen te maken hebt, is het ontzettend belangrijk dat je nieuwe wijzigingen meteen weet. Én dat deze prijzen meteen geüpdatet worden in jouw eigen verkoopkanalen. Zo voorkom je dat je producten aan het verkopen bent onder de kostprijs. Daarnaast kun je beter je voorraden reguleren en afstemmen op de behoefte in de markt. Je kunt weer op de juiste manier omgaan met order- en levertijden omdat je meer inzicht hebt in de prijzen en levertijden van leveranciers.

Automatisering verduurzamen met meer signaleringen

Hoe dan? Nou, wij hebben verschillende manieren (of systemen) waarmee we jouw ERP zaken kunnen koppelen. Zo kunnen we de vraag van de klant, het aanbod en de prijzen van de leverancier aan elkaar verbinden. Waar nodig zorgen we voor signalen in jouw systeem. Krijg een alert als een product wordt verkocht wat inmiddels duurder geworden is bij de leverancier. Of wanneer je op het punt staat een order te leveren en er een factuur binnenkomt van de leverancier met een hogere prijs. Hierdoor krijg je de kans om op tijd te anticiperen. Met al deze gekoppelde en betrouwbare informatie behalen we betere resultaten voor jouw onderneming. En ja, dat kan in tijden als deze hét verschil maken.

Betrouwbare data helpt je direct om minder kosten te maken

Alles wat we nu doen zorgt ervoor dat je een toekomstbestendige en verduurzaamde onderneming ontwikkelt. Om het maar even simpel te zeggen: data is je vriend. Want die data is er al. Je hoeft er ‘alleen maar’ voor te zorgen dat hier de juiste koppeling tussen wordt gemaakt. In een data warehouse (mocht je in beelden denken, zie maar een huis vol met informatie voor je) verzamelen we alle informatie van jouw bedrijf én die van je leveranciers. We checken prijswijzigingen en je krijgt een alert wanneer er een grens wordt overschreden. We kunnen zelfs een koppeling maken met je webshop, zodat de actuele prijs of levertijd direct wordt aangepast. Dat hoef jij niet meer te doen. Misschien overbodig om te zeggen: maar dat scheelt tijd. Geen excel-bestanden meer checken of non-stop je gegevens handmatig bijwerken, wat zeer foutgevoelig kan zijn. Of je nu een webshop bezit, een magazijn of fabriek. Betrouwbare data helpt je direct om minder kosten te maken.

Ben je door dit artikel benieuwd geworden of je jouw onderneming ook toekomstbestendig kunt automatiseren en verduurzamen? Bel ons dan even. Vragen kost niks. In ieder geval, niet bij Bijzen&Dekker.

Eindelijk, onze website en huisstijl passen weer bij wie we echt zijn. Lekker overzichtelijk, duidelijk en met een knipoog. Bij Bijzen&Dekker werken we graag met systemen die lekker werken én er lekker uitzien. Dus daar hoort onze eigen website natuurlijk ook bij! Ben je benieuwd hoe onze nieuwe website tot stand gekomen is? We nemen je graag even mee op onze ‘reis’.

Onze manier van werken is opvallend anders

Dat is één van de dingen die we vaak zeggen én terug horen van onze klanten. Maar wat maakt ons nou precies zo anders? Wat is de essentie van ons werk? Wat kunnen we nou echt beloven aan onze klanten, aan jou? Dit zijn de vragen waar we eerst antwoord op hebben gegeven voordat we aan de slag gingen met de website. We wilden namelijk wel een duurzame website neerzetten en dat kan alleen als je fundament goed is. Pas als de basis sterk staat, kun je bouwen én verder groeien. Dat is precies hoe wij ook te werk gaan bij onze klanten. We brengen altijd eerst jouw wensen, pijnpunten en bestaande processen in kaart, voordat we advies geven. Dat is jouw fundament voor een soepele automatisering. Wil je alvast meer weten over onze manier van werken? Lees dan: Dit is hoe het werkt.

Dat loopt lekker!

Dus. We legden ons fundament vast in een merkidentiteit. Met kernwaarden die je ook terug kunt vinden op onze nieuwe website: 1) rijk aan kennis 2) loyaal en betrokken 3) meebewegend 4) betrouwbare partner en 5) wij maken het leuk. We doken de diepte in en zochten naar de essentie van wat wij voor jou doen. Conclusie? We zorgen dat het lekker loopt. Dat alles in je bedrijf moeiteloos met elkaar samenwerkt, van proces tot personeel. Hiervoor heb je kennis nodig van automatiseringssystemen, bedrijfsprocessen en gedragsverandering. Kennis die je in huis haalt met Bijzen&Dekker. Dus dat is onze nieuwe slogan geworden: Dat loopt lekker met Bijzen&Dekker! Ben je benieuwd naar het hele verhaal achter Bijzen&Dekker? Lees dan vooral even verder op: Dit zijn wij.

Een oplossing die voelt als maatwerk

Gestut op onze merkidentiteit hebben we een nieuwe website laten ontwerpen. Een op maat gemaakte website binnen een bestaand open source systeem. Waarom? Omdat dit systeem ons de vrijheid geeft om door te groeien op de manier hoe wij dat willen. Welke kant we ook op willen, alles is mogelijk. Vanuit diezelfde gedachte zetten we ook automatiseringssystemen op voor onze klanten. We adviseren alleen producten die het beste werken voor jouw organisatie. Hierdoor voelt de oplossing altijd als maatwerk, terwijl het is opgebouwd uit bestaande software. En dat is een stuk duurzamer: updates en nieuwe innovaties zijn supersnel door te voeren. Geloof ons, dat werkt echt een stuk lekkerder. Wil je weten met welke producten en partners we samenwerken? Bekijk dan Onze producten en Onze partners.

Aan een half woord genoeg

Maar weer even terug naar die website. We maakten keuzes in kleuren, foto’s, teksten en opbouw. Alles op elkaar afgestemd en zo gebruiksvriendelijk mogelijk. We werden geïnterviewd en mochten op de kiek in ons karakteristieke kantoorpand en in het mooie oranjepark in Apeldoorn. Ook maakten we een online keuzehulp, zodat het nog makkelijker wordt voor jou om het juiste product te kiezen. En wil je meer weten? Dan heb je met één druk op de knop je vraag gesteld via de chat, mail of telefoon. En zo werkt het ook tijdens de implementatie van jouw nieuwe automatiseringssysteem: contact opnemen gaat snel en eenvoudig. Je krijgt een eigen projectmanager die het overzicht houdt en bijstuurt wanneer nodig. Zo heb je aan een half woord genoeg en kun jij je blijven focussen op je organisatie terwijl het ondertussen steeds lekkerder gaat lopen. Net zoals bij onze huidige klanten, die op onze gloednieuwe Referentiepagina wel wat mooie woorden wilden delen.

Heb je verbeterpunten of andere suggesties? Laat ze aan ons weten! We zijn altijd in ontwikkeling en horen graag van jou of het nog lekkerder kan lopen.