Elvy, meer dan alleen factuurverwerking!

Elvy biedt verschillende oplossingen om je administratieve processen volledig te digitaliseren en verder te optimaliseren.

Op welke manier je bijvoorbeeld ook facturen ontvangt, Elvy zorgt ervoor dat je tijd bespaart. Vanuit jouw mailbox worden de inkomende facturen automatisch in Elvy ingeladen, direct onder de juiste administratie. De gegevens worden herkent en er wordt een boekingsvoorstel aangemaakt en na akkoord wordt de factuur direct geboekt in Exact. Is er een fiat nodig voor het betalen van de factuur, dan wordt de desbetreffende factuur aan de juiste fiatteurs aangeboden en wordt door Elvy de boeking geblokkeerd voor betaling. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om factureren te matchen aan bestellingen en/of ontvangsten uit Exact, waardoor fiatteren niet altijd noodzakelijk is. Na akkoord op de factuur wordt de betalingsblokkade opgeheven en kan de factuur worden betaald zoals je dat gewend bent.

Makkelijk en eenvoudig beoordelen en goedkeuren van inkomende facturen

Er zijn uitgebreide mogelijkheden voor het fiatteren van facturen. Elvy bepaalt automatisch de fiatteur(s) aan de hand van de boekingsgegevens of andere voor ingestelde criteria. Fiatteurs beoordelen facturen eenvoudig online via de browser of onderweg met de Elvy app. Daarnaast is er een audit trail beschikbaar om grip te houden op facturen in omloop.

Het proces factuur verwerken met Elvy

Complete oplossing

In ons productaanbod bieden wij naast Exact P2P (ProQuro), ook de oplossing van Shopper aan welke naadloos samenwerkt met Scansys.

De oplossing Shopper geeft jouw organisatie die tool die nodig is om je inkopen en contracten te managen. Voor iedereen die dat moet kunnen is het eenvoudig om een inkoopaanvraag te doen, dit kan zowel vanuit een vooraf samengestelde catalogus (producten) maar kan ook een vrije aanvraag zijn. Voor de veelgebruikte leveranciers is het tevens mogelijk een OCI koppeling te maken met die webshop zodat de inkopen direct daarop kunnen worden aangevraagd. De integratie met Shopper is vanzelfsprekend dan gelegd. Na de goedkeuring van aanvragen worden deze volgens de vooraf ingestelde workflow verder de organisatie doorgezet.

Jij bepaalt vooraf samen met onze specialisten welke mogelijkheden er moeten zijn, welke autorisaties er moeten worden doorlopen en hoe je de budgetten wil gaan waarborgen. Vanzelfsprekend heeft deze oplossing naast een portal ook een APP zodat je niet meer afhankelijk bent van de tijd en de plaats om je werk te kunnen doen.

Best practices

Wij snappen dat het invoeren van een nieuwe oplossing als deze een proces is van bijsturen. We bieden daarom de keuze om vanuit een Best Practices te starten, hiermee is namelijk het succes bij vele andere organisaties al bewezen en dat is lekker voor jou. Zo starten we met een basis die goed bij je past maar waarop je wel eenvoudig kunt bijsturen. Snel geïmplementeerd en dus ga je snel voordeel ervaren en zien waar processen nog wat moeten worden aangepast op kunnen worden geoptimaliseerd. Slim implementeren noemen wij dat.

Contractmanagement

Met contractbeheer van Shopper, kan je het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kan je ook contracten beheren voor abonnementen, inhuur en andersoortige contracten zoals bijvoorbeeld raamcontracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contract kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als je de afspraken met de leverancier over onder meer prijs, korting, en levering in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt je continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.

De contractafspraken met de leverancier worden in Shopper integraal binnen het inkoopproces inzichtelijke gemaakt en gecontroleerd. De brongegevens (zoals die van de leverancier) zijn hierbij het uitgangspunt. Als je ervoor kiest, kan je met Shopper geautomatiseerd toezicht realiseren. Daarbij wordt in het proces zoveel mogelijk vooraf gecontroleerd, zodat er geen correcties achteraf nodig zijn. De prestaties van de leveranciers worden bijgehouden en de resultaten kunnen binnen – het door jouw gehanteerde kwaliteitssysteem – worden afgezet. Binnen Shopper bepaal je waar toezicht vereist is en welke kwaliteitsnorm daarbij gehanteerd wordt.

Factuurverwerking

Vanzelfsprekend zorgen wij ervoor dat naast je inkopen ook je facturen digitaal worden gematched. Na binnenkomst signaleert het systeem of het een factuur is van een inkoop uit Shopper en handelt deze dan volgens de vooraf ingestelde acties af. Is het een factuur die volledig overeenkomt met de inkoop? Dan wil je wellicht wel dat de factuur geen verdere goedkeuring nodig heeft, dat kan ook. Stap voor stap brengen wij jouw organisatie naar nog meer grip op inkoop-, contract- en factuurproces, jouw collega’s hebben dan nog meer tijd voor andere werkzaamheden die anders wellicht langer waren blijven liggen.

Het ondersteunen van je inkoopproces moet dat voordeel opleveren wat je voor ogen hebt!

Inkoopaanvragen, budget- en contractcontroles, fiatteren van aanvragen, ontvangsten en factuurverwerking, een hele administratieve kluif. Medewerkers binnen veel organisaties hebben geen inzage in een status van hun inkoopaanvraag, heel frustrerend, dat moet toch met een druk op de knop mogelijk moeten zijn?

Wij hebben hier een oplossing voor die binnen jouw organisatie die rust en inzage gaat brengen waar je naar op zoek bent. Krijg controle over kosten en uitgaven, dankzij de inzet van inkoopsoftware.

Heb je geen Exact, geen probleem! Exact P2P is ook aan te sluiten op diverse andere ERP oplossingen. Lees dus vooral verder wat deze oplossing te bieden heeft…..

Wil je innovatief zijn dan anticipeer je effectief op de marktvraag. Daarbij gebruik je ook de kennis van je leveranciers. Met een helder inkoopproces lukt dit, omdat je zicht hebt op toekomstige inkoopkosten. Een goed inkoopsysteem helpt hierbij dankzij solide contractbeheer, budgetbewaking en gedetailleerde rapportages. Exact Purchase to Pay is volledig geïntegreerd in de financiële oplossingen van Exact en maakt complexe inkoopprocessen eenvoudig.

JOUW VOORDELEN MET EXACT PURCHASE TO PAY

Helder inzicht in contracten

Contractmanagement stelt je in staat om alle soorten contracten eenvoudig en overzichtelijk vast te leggen en te bewaken. Krijg inzicht in de afgesloten contracten en beheer en vernieuw je contractportefeuille vanuit een betrouwbare basis. Wist je dat je periodieke verplichtingen vanuit contracten vrij kunt laten vallen en automatisch kunt matchen met je facturen? Contractinformatie vormt zo de basis van je inkoop- en bestelproces.

Controle over het gehele bestelproces

Exact Purchase to Pay ondersteunt het gehele inkoop- en bestelproces voor iedere productgroep; van aanvraag, controle tot betaalbaar stellen van de factuur. Je definieert hierbij zelf het goedkeuringsproces. Je voorkomt ongeoorloofde verplichtingen als je vooraf een selectie maakt van catalogi en leveranciers waar medewerkers mogen inkopen. Het resultaat: Grip en controle over het inkoopproces, tijdwinst en minimale foutkans.

Snelle en foutloze factuurverwerking

Met Exact Purchase to Pay automatiseer je de volledige factuurverwerking; van ontvangst tot betaalbaarstelling. De verwerking gaat automatisch als facturen na controle overeenkomen met de geautoriseerde en geaccepteerde orders, we noemen dit 3-way-matching. Dat levert je grote tijdswinst op en dat betekent verlaging van de kosten van factuurafhandeling. Door volledige integratie met de administratie worden stamgegevens op één plek beheerd en worden factuurgegevens direct geboekt in het financiële pakket waar het betaalproces wordt uitgevoerd.

Slimme budgetbewaking

Als budgethouder blijf je verantwoordelijk voor wat je medewerkers inkopen. Daarom wil je sturen op budgetten. Met inkoopsoftware geïntegreerd in je financiële systeem heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Hoe het werkt? Stel budgetten in op een groot aantal variabelen als kostenplaats, grootboekcode, leverancier, contract, budgethouder, of op een combinatie hiervan. Zo blijf je in controle.

Inzicht door diepgaande rapportages

Krijg scherp zicht op je financiën dankzij rapportages gebaseerd op analyses van je inkoop, uitgaven, contracten en budgetten.

Inhuur van externe mederwerkers

Binnen Exact Purchase-to-Pay kunnen gewerkte uren van externe medewerkers geregistreerd worden. Het inhuurproces ondersteunt het registreren van inhuurcontracten, het invullen van digitale urenbriefjes, het beoordelen van deze urenstaten tot het verzenden van het urenbriefje naar de leverancier en de factuurmatching.

Je business altijd en overal kunnen runnen

Vanuit huis, bij je klant of op kantoor; de software van Exact werkt overal. Beheer je belangrijke gegevens via laptop, smartphone en tablet. Exact ondersteunt je groei én uitdagingen, zodat je bedrijf kan blijven draaien. Wat er ook gebeurt.

Wij bieden samen met Scan Sys diverse oplossingen die zich bij onze klanten en duizenden klanten van andere partners van Scan Sys hebben bewezen. Jij kunt profiteren van deze ervaring, zowel van die van ons als die van onze klanten.

Onafhankelijk maar eerlijk advies

Of je nu Exact, Afas, Visma, Microsoft of een andere oplossing gebruikt, wij kunnen je helpen door een goed advies te geven en eventueel de implementatie en de uitrol binnen je organisatie te verzorgen. Het brengt een hele verandering met zich mee en daarvoor wil je de juiste partner naast je hebben staan. Een partner die niet te snel en teveel in één keer wil gaan veranderen maar dit toepast op de wensen en mogelijkheden van jouw organisatie.

Hoe werkt het proces verwerking van inkoopfacturen?

We gaan wat dieper in op de mogelijkheden van een veelgebruikte functionaliteiten, die al bij meer dan 50% van onze relaties tot volle tevredenheid draait, het verwerken van inkoopfacturen.

Met ImageCapture software snijd je tijdrovende en kostbare handelingen uit het verwerkingsproces van je inkoopfacturen. Met gebruik van de workflow en het digitale archief in ImageCapture heb je ook altijd inzage in je kosten en de status van je facturen, waar je ook bent door de webbased functionaliteit. Belangrijk is ook, dat deze medewerkers geen toegang tot je ERP of financiële administratie nodig hebben, hoe fijn is dat?

We sluiten naadloos aan op jouw (ERP) omgeving

ImageCapture for Invoices is een intelligente, gebruiksvriendelijke oplossing die je digitale (mail) en papieren facturen eenvoudig digitaal verwerkt en boekt in je administratie op basis van ingebouwde intelligentie en de informatie in jouw ERP systeem.

Omdat ImageCapture naadloos integreert met alle bekende (financiële) applicaties is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig. Op basis van de data die aanwezig is in je administratie, maakt ImageCapture automatisch een boekingsvoorstel aan. Daarnaast matcht de software je inkoopfacturen automatisch met bestellingen en ontvangsten in je inkoopadministratie.

Het beoordelen en goedkeuren was nog nooit zo simpel

Ook de fiattering van facturen en of declaraties vindt in ImageCapture plaats. Gebruikers kunnen in hun workflow facturen en of declararies goed- en afkeuren, delegeren, een vraag stellen of waarnemen bij afwezigheid van een collega, volledig plaats- en tijdonafhankelijk via de webbased beschikbaarheid.

In combinatie met gebruik van het digitale archief in ImageCapture kun je waardevolle managementinformatie over je factuurverwerkend-proces ontsluiten. Ook leveranciersinformatie en kosten en bestedingen per periode worden met behulp van reporting snel inzichtelijk.

Als kers op de taart, houden we middels Scan Sys ook een audit trail bij waarin jij of je accountant precies kan zien wie, wat en wanneer heeft gedaan. Een waterdichte oplossing die je medewerkers een hoop werk uit handen neemt.

Bespaar tijd en geld met scan & herken voor Exact Online

Het verzamelen, ordenen en nauwkeurig verwerken van alle bonnetjes en facturen kan soms best een uitdaging zijn. Vooral als de ene factuur digitaal binnenkomt als pdf-bestand, de andere via de post of klaar staat in een portal. Door de technologie achter de Scan & Herken software wordt je administratie 100% nauwkeurig verwerkt. Deze software automatiseert het invoerwerk en houdt je administratie up-to-date. Zo bespaar je veel tijd, geld en een hoop administratiedruk.

Wat kan Scan & Herken voor jou betekenen?

Met Scan & Herken kun je gemakkelijk bonnen en facturen scannen met je smartphone of tablet via app of e-mail. Deze worden dan allemaal automatisch in de cloud opgeslagen waar je digitale facturen staan. Zo zijn al je facturen automatisch 24/7 beschikbaar in een overzichtelijk online archief.

Het systeem zorgt ervoor dat er automatisch nieuwe relaties worden aangemaakt als er een nieuwe klant binnenkomt. Hier worden vervolgens de facturen aan gekoppeld.

De voordelen van Scan & Herken voor Exact Online:

• Binnen een uur tijd driehonderd facturen inboeken
• 100% nauwkeurige verwerking
• Alle facturen altijd en overal beschikbaar
• Je administratie is 24/7 up-to-date
• Bespaar tijd, geld en werkdruk
• Krijg overzicht van je facturen
• Gemakkelijk facturen scannen via je smartphone of tablet