Complete oplossing

In ons productaanbod bieden wij naast Exact P2P (ProQuro), ook de oplossing van Shopper aan welke naadloos samenwerkt met Scansys.

De oplossing Shopper geeft jouw organisatie die tool die nodig is om je inkopen en contracten te managen. Voor iedereen die dat moet kunnen is het eenvoudig om een inkoopaanvraag te doen, dit kan zowel vanuit een vooraf samengestelde catalogus (producten) maar kan ook een vrije aanvraag zijn. Voor de veelgebruikte leveranciers is het tevens mogelijk een OCI koppeling te maken met die webshop zodat de inkopen direct daarop kunnen worden aangevraagd. De integratie met Shopper is vanzelfsprekend dan gelegd. Na de goedkeuring van aanvragen worden deze volgens de vooraf ingestelde workflow verder de organisatie doorgezet.

Jij bepaalt vooraf samen met onze specialisten welke mogelijkheden er moeten zijn, welke autorisaties er moeten worden doorlopen en hoe je de budgetten wil gaan waarborgen. Vanzelfsprekend heeft deze oplossing naast een portal ook een APP zodat je niet meer afhankelijk bent van de tijd en de plaats om je werk te kunnen doen.

Best practices

Wij snappen dat het invoeren van een nieuwe oplossing als deze een proces is van bijsturen. We bieden daarom de keuze om vanuit een Best Practices te starten, hiermee is namelijk het succes bij vele andere organisaties al bewezen en dat is lekker voor jou. Zo starten we met een basis die goed bij je past maar waarop je wel eenvoudig kunt bijsturen. Snel geïmplementeerd en dus ga je snel voordeel ervaren en zien waar processen nog wat moeten worden aangepast op kunnen worden geoptimaliseerd. Slim implementeren noemen wij dat.

Contractmanagement

Met contractbeheer van Shopper, kan je het proces voor de volledige levenscyclus van contracten ondersteunen. In Shopper kan je ook contracten beheren voor abonnementen, inhuur en andersoortige contracten zoals bijvoorbeeld raamcontracten. De aangegane (terugkerende) verplichtingen vanuit deze contract kunnen door Shopper worden meegenomen in de budgettaire consequenties. Als je de afspraken met de leverancier over onder meer prijs, korting, en levering in Shopper vastlegt, dan worden deze integraal bewaakt/geborgd binnen alle stappen van het inkoopproces. Zo houdt je continu grip op deze afspraken, ook als de uitvoering decentraal is georganiseerd.

De contractafspraken met de leverancier worden in Shopper integraal binnen het inkoopproces inzichtelijke gemaakt en gecontroleerd. De brongegevens (zoals die van de leverancier) zijn hierbij het uitgangspunt. Als je ervoor kiest, kan je met Shopper geautomatiseerd toezicht realiseren. Daarbij wordt in het proces zoveel mogelijk vooraf gecontroleerd, zodat er geen correcties achteraf nodig zijn. De prestaties van de leveranciers worden bijgehouden en de resultaten kunnen binnen – het door jouw gehanteerde kwaliteitssysteem – worden afgezet. Binnen Shopper bepaal je waar toezicht vereist is en welke kwaliteitsnorm daarbij gehanteerd wordt.

Factuurverwerking

Vanzelfsprekend zorgen wij ervoor dat naast je inkopen ook je facturen digitaal worden gematched. Na binnenkomst signaleert het systeem of het een factuur is van een inkoop uit Shopper en handelt deze dan volgens de vooraf ingestelde acties af. Is het een factuur die volledig overeenkomt met de inkoop? Dan wil je wellicht wel dat de factuur geen verdere goedkeuring nodig heeft, dat kan ook. Stap voor stap brengen wij jouw organisatie naar nog meer grip op inkoop-, contract- en factuurproces, jouw collega’s hebben dan nog meer tijd voor andere werkzaamheden die anders wellicht langer waren blijven liggen.

Blijf altijd op de hoogte! Volg ons op LinkedIn voor actuele software meldingen en updates